Een berichtenserver is een toepassing die berichten tussen twee of meer toepassingen verwerkt. Deze berichten worden doorgestuurd naar de middleware-applicatie met behulp van een messaging-API (MAPI). Berichtenservers kunnen berichten in een wachtrij opslaan totdat ze kunnen worden afgeleverd bij de ontvangende toepassing(en).
Een typisch voorbeeld van een berichtenservertoepassing in veel organisaties is Microsoft Exchange. Exchange bevindt zich op een server en wacht op berichten die naar de wachtrij worden gerouteerd. Van daaruit bepaalt de middleware, bericht voor bericht, of het bericht lokaal moet worden doorgestuurd of naar een andere berichtenserver moet worden gestuurd voor bezorging. Als het bericht van een lokale ontvanger is, wordt het vrijwel onmiddellijk in de lokale mailbox afgeleverd. Als het bericht tot een extern berichtarchief behoort, ondervraagt de Exchange-server andere applicatieservers in een omgeving, b.v. B. DNS om de berichtenserver te bepalen waartoe het bericht behoort.
Als er verbindingsproblemen zijn tussen twee berichtenservers, of als de verzendende server de locatie van de externe berichtenserver niet kan bepalen, kan de persoon die het bericht verzendt een bericht met vertraagde bezorging terugkrijgen van zijn berichtenserver. Gewoonlijk vertelt dit bericht de persoon dat de server problemen heeft, maar blijft proberen voor een bepaald aantal pogingen of dagen.
Er zijn andere soorten berichtenservers of e-mailservers. Sommige, zoals B. Qmail, draait op het Linux-besturingssysteem en vereist veel minder overhead en administratie dan een Exchange-server. Dit maakt ze ideaal voor ISP’s die grote aantallen e-mailaccounts van klanten hosten. Veel bedrijven gebruiken Microsoft Exchange voor berichten omdat het zeer betrouwbaar is en goed werkt met andere Microsoft-producten die door bedrijven worden gebruikt.
Voor het verzenden en ontvangen van berichten hebben individuele gebruikers een berichtenclient nodig, zoals Microsoft Outlook of Windows Live Mail, of zelfs een webbrowser. Veel nieuwsservers, waaronder Exchange, kunnen zo worden geconfigureerd dat ze toegankelijk zijn via een browser.
Wanneer een persoon een bericht verzendt, stuurt Outlook (of hun berichtenclient) het bericht door naar de berichtenserver, die het bericht in de berichtenwachtrij plaatst om te wachten op verwerking. Als er veel e-mail in de wachtrij staat, kan dit proces enige tijd duren, hoewel meestal niemand de overgang merkt. Wanneer het bericht is verwerkt, bepaalt de berichtenserver de locatie van de mailbox van de ontvanger. Als de mailbox lokaal is voor deze berichtenserver, wordt het bericht onmiddellijk op zijn bestemming afgeleverd. Als de ontvanger niet lokaal is bij de server, wordt er contact opgenomen met DNS om de berichtenserver op internet te vinden. Wanneer de server is gevonden, wordt het verzonden e-mailbericht overgebracht naar de berichtenserver van de ontvanger, waar het proces lokaal in de wachtrij begint te staan om het bericht te verwerken. Zodra de juiste mailbox is gevonden, wordt het bericht afgeleverd.
Met een snelle internetverbinding en een goed verbonden lokale nieuwsserver is het onwaarschijnlijk dat de e-mailgebruikers het bezorgproces van de berichten opmerken. E-mailberichten komen en gaan zeer snel naar iedereen over de hele wereld.